A gente sabe que a função de síndico requer muitas habilidades diferentes, e é bastante complexa. Por isso, é preciso ter os procedimentos e ferramentas adequados.
Parta te ajudar nesta tarefa, com a ajuda do site sindconet, escrevemos esse artigo para fazer um resumo para você ser um sindico bem sucedido na sua administração condominial.
O site indicou 10 Mandamentos do sindico sendo eles:
1) LIMITAR O DESGASTE
É essencial limitar horários para sua atuação, orientando inclusive o zelador e os porteiros a não dirigir reclamações por interfone. Em assembleias, ou quando surgem problemas de convivência no dia-a-dia, não tomar parte em discussões nem alimentá-las. Sindico não é empregado nem escravo né?
2) DIVIDIR FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES
É sempre conveniente limitar o máximo possível o trabalho do síndico, contando com uma empresa administradora ou escritório de contabilidade. Por outro lado, dividir responsabilidades e funções é dividir poder, ou seja, envolver os condôminos na gestão da coisa comum.
Decisões importantes devem ser tomadas pela assembleia. O síndico é o Poder Executivo do condomínio, ou seja, gente, ele executa o que todos determinaram. Assim, o síndico não será “crucificado” caso aconteça algum problema.
3) CONHECER A LEGISLAÇÃO
Tudo o que o síndico faz tem de estar respaldado pelas leis e pela Convenção Condominial. Deveria ser o primeiro ato de uma gestão uma leitura atenta destes textos, que não são muitos. Eles já trazem pronta a solução para os principais conflitos que podem ocorrer. Gente, basta aplicar corretamente.
4) ORGANIZAÇÃO
O síndico não pode ser “inimigo dos documentos”. Os condomínios necessitam muita documentação que necessita, legalmente, ser arquivada: notas fiscais, documentação trabalhista, atas de assembleias.
Como também é preciso controlar muitos setores simultaneamente (segurança, inadimplência, funcionários etc.), é aconselhável ter planilhas onde se registre o andamento de cada questão pendente.
Além disso, para lidar com o dinheiro comum (e depois, como exige a lei, prestar contas anualmente), é preciso saber exatamente o que está sendo gasto em quê, e ter uma previsão orçamentária.
5) PERCEBER AS DEMANDAS
É importante ter uma percepção concreta do que os condôminos pensam sobre os serviços do condomínio, sobre o que eles desejam de melhorias, o que não está sendo feito e é necessário.
Um dica muito legal é realizar uma pesquisa de opinião com os condôminos. A CLAC tem um modelo pronto para seu uso.
6) AUTORIDADE SEM AUTORITARISMO
O síndico “linha dura” sempre acaba criando mais descontentamento do que ordem. É preciso fazer os condôminos cumprirem o que é determinado pelas leis e pela Convenção e o Regulamento Interno, é claro, além das decisões soberanas da assembleia. Mas o síndico não deve criar regras, apenas executá-las, deixando isso claro para a comunidade condominial
7) CONHECER BEM O CONDOMÍNIO
Isso inclui os funcionários, a estrutura da edificação, e os condôminos.
Outra dica legal é fazer uma inspeção na edificação, acompanhado pelo zelador, pelo menos uma vez por mês. Assim você poderá visualizar a situação em cada andar, no topo do edifício, na sala de máquinas etc.
Converse com os funcionários sempre que possível, para saber do andamento de seus trabalhos, problemas com condôminos e outros funcionários.
Mantenha um cadastro de moradores.
8) AGIR COM CRIATIVIDADE
Tente descobrir soluções a partir das condições do condomínio. Em condomínios com muitas crianças, é possível envolvê-las em uma campanha de reciclagem, por exemplo; em condomínios com muitos idosos, organizar ações para a terceira idade em áreas comuns pode ser muito estimulante para esses moradores.
9) NUNCA DESCUIDAR DA MANUTENÇÃO
O jardim é um caso claro: quando o condomínio não contrata por muito tempo uma empresa de paisagismo ou um jardineiro para a manutenção, acaba gastando muito mais, porque vai ter de reformar todo o jardim. O mesmo acontece com os equipamentos e a estrutura do condomínio, como: tubulações, elevadores, portões, lajes, para-raios, infiltrações, trincas, sistema de segurança, etc.
10) BOA ESTRATÉGIA DE COMUNICAÇÃO
Não basta ser eficiente e honesto, é preciso que os condôminos sejam lembrados disso.
Os síndicos, devem comunicar-se sempre com os condôminos, mostrando o que está sendo realizado e o que está sendo feito com o dinheiro do condomínio.
É importante se comunicar com muita clareza, desde o recadinho de duas frases afixado no elevador até, eventualmente, o jornal do condomínio.
Bom sindico de plantão, estas são dicas valiosas para uma administração de sucesso.
E caso tenha alguma dúvida, conte com a gente!