A administração de condomínios é um esforço difícil. Para que este trabalho seja feito do jeito certo, você deve focar em algumas partes. Essas partes são de contabilidade, administração, atendimento ao cliente, resolução de conflitos, controle operacional e jurisdição legal, entre outras.
Por isso, separamos 5 dicas para te ajudar:
Para te ajudar com isso vamos para a primeira dica: crie meios de comunicação com os moradores
Ter uma boa comunicação interna é o primeiro passo para uma gestão eficaz em qualquer condomínio. Portanto, considere o uso de boletins informativos, incentivando os moradores a participar de reuniões e estabelecendo uma linha direta, como um grupo no WhatsApp. Seja qual for o meio, ter uma comunicação clara, cordial e amigável também é importante para a boa convivência de todos e para as eventuais soluções de conflito. Dessa forma, o síndico passa confiança aos condôminos e colaboradores.
Segunda dica: saber contratar funcionários
Contratar errado causa conflitos, perdas financeiras e custo de recontratação. Por esse motivo, é necessário ter bons critérios de seleção e buscar fazer uma boa análise curricular antes de contratar um funcionário. Além disso, é importante trabalhar na retenção de bons funcionários, mantendo-os motivados e reconhecendo seu desenvolvimento pessoal e profissional.
Terceira dica: Fluxo de caixa, mantenha as contas em dia
O fluxo de caixa é essencial para a organização das contas e a movimentação financeira do condomínio. Por isso, deixe uma parte dele separada para situações emergenciais, como manutenções inesperadas ou outras situações de última hora.
Mantenha um registro de todas as compras e serviços e sempre solicite faturas e recibos para o condomínio. Seja transparente e responsável, mantendo tudo isso em uma planilha de cálculo.
Além de faturas e recibos, organizar as despesas de eletricidade e água, salários de funcionários, impostos e despesas com fornecedores. Tudo deve ser disponibilizado para qualquer residente poder ter acesso e ser cobrado sem medo de conflitos.
Atualmente, existem muitas empresas que atuam na administração de condomínios e podem fazer esse trabalho para você, que oferece um serviço completo de contabilidade e financeiro.
Quarta dica: mediar conflitos.
É extremamente importante que os gerentes de condomínios resolvam disputas. Entender as partes envolvidas em uma disputa e buscar a melhor solução para ambas é uma habilidade característica de um bom gestor. Para fazer isso você deve usar uma comunicação não agressiva, usar de muita empatia para entender os dois lados.
E a quinta e ultima dica é: organize a manutenção predial.
A manutenção das áreas comuns do edifício é igualmente importante. Os moradores pagam a taxa de condomínio para que o edifício se mantenha limpo e organizado. Organize a frequência da limpeza de cada área. Corredores, pisos, piscinas e jardins, por exemplo, devem ser limpos diariamente.
Já a manutenção preventiva de lâmpadas, ar-condicionado ou objetos quebrados deve ser feita semanalmente, para evitar que o condômino passe por situações desagradáveis que poderiam ser prevenidas.
Aliás, não só quanto a reclamações, mas também quanto a possíveis acidentes que essa falta de manutenção pode trazer. Sempre realize vistorias e organize de quanto em quanto tempo as coisas precisam ser verificadas no condomínio, para não ter problemas que estraguem a sua gestão.
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