Lista de Documentos Necessários para a Contabilidade Mensal da Empresa

Objetivando esclarecer, conforme as normas contábeis e legislação em vigor, promovemos este artigo, onde consta uma lista de documentos a serem enviados ao setor contábil, para a contabilidade mensal da sua empresa.

Os principais documentos para a contabilidade mensal são:

Contas de:

• Água;

• Luz;

• Telefone Fixo;

• Telefone Móvel;

• Internet.

Recibos de:

• Alugueis;

• IPTU;

• Condomínio;

• Estacionamento dos veículos da empresa;

• Comprovantes de envio de cartas pelos Correios;

Gerais:

• Duplicatas pagas / Títulos pagos;

• Comprovantes (NF/ECF/Recibos);

• Comprovantes (NF/ ECF/Recibos) de quaisquer outros tipos de operações financeiras;

• Cópia do comprovante de pagamento de Impostos federais, estaduais e municipais;

• Cópia do comprovante de pagamento de Salários e adiantamentos aos funcionários;

• Comprovantes de débitos/créditos bancários;

• Cópias de cheques;

• Notas de compra/serviços;

• Notas de vendas/serviços;

• Notas Fiscais de Aquisição de Material de uso permanente (é necessário identificar no documento que é imobilização);

• Informação ou Boletim de ocorrência de perda/roubo de material/máquinas/veículos;

• Relação de controle de recebimento dos Clientes;

• Outros documentos a serem contabilizados. 

Se trabalhar com bancos:

• Cópia ou Extrato das contas correntes e outras e arquivo em formato “.OFX” , “.OFC” ou em Excel para o e-mail [email protected];

• Detalhamento do Extrato bancário demonstrando quais são as transações, por exemplo: ‘recebimento de cliente xxx…’, ‘transferência recebida do xxx…’, ‘pagamento de internet, energia elétrica, etc…’, ‘pagamento de salários…’, ‘retirada pró labore…’ dentre outras;

• Cópia ou Extrato/Resumo das aplicações e rendimentos de aplicações;

• Cópia ou Extrato das movimentações com cartão de crédito;

• Cópia ou Extrato da Cobrança bancária, informado quais documentos são de despesas/custos;

Além disso, devem-se enviar os documentos comprobatórios das despesas diárias que foram debitadas nos bancos, juntos com cada extrato respectivo.

Empresa com rede de cartão de credito/débito:

• Envio do Extrato mensalmente das vendas do período, e se possível, a senha da rede para o acesso ao Extrato;

Empresa com mercadorias:

• Pagamento de fornecedores;

• Controle de estoque mensal e ao final do exercício: anual;

• Movimento Fiscal (notas fiscais de compra / venda / outras).

Relatórios:

• Contas a receber;

• Contas a pagar;

• Relatório de fluxo de caixa;

• Extrato gerencial; do seu programa de controle financeiro.

Outras Recomendações

• 

• Nestas listas não estão esgotados todos os documentos, mas aqueles mais comuns. Convém lembrar-se de remeter a informação ou cópia de todo material relevante às informações contábeis e financeiras;

• A qualidade e a veracidade das informações estão limitadas à documentação para nós enviada. Isto é, uma empresa que consegue comprovantes de tudo (tudo mesmo) que paga, e remete as informações das operações financeiras de forma clara e completa, terá automaticamente na contabilidade um controle destes pagamentos, terá informações sobre evolução dos saldos das contas, qual despesa/custo ‘pesou’ mais em determinado período, informação sobre distorções financeiras, qual a participação das despesas no cenário total operacional, dentre outros. É mister salientar que os documentos fiscais devem, sempre, constar o CNPJ da sua empresa para que o documento seja considerado idôneo pelos órgãos fiscalizadores;

• Ao mesmo tempo, se a empresa não remete todos os documentos para o nosso escritório, estes não refletirão a realidade da empresa, a contabilidade servirá apenas como instrumento legal, ou meramente fiscal, não originando muitos dados/informações para o autocontrole, crítica ou avaliação;

• Empresas que não têm funcionários, operadas apenas pelos sócios, muitas vezes têm mais dificuldades de guardar/enviar Notas Fiscais de despesas, aquisições etc. É comum esquecer-se de pegar/guardar a Nota Fiscal/Recibo/Comprovante de Pagamento. E em outros casos, quando o(s) sócio(s) afirma(m) não ter separação entre pessoa física e jurídica, é aconselhável pensar o que se gasta/paga para trabalhar (luz, aluguel, material de escritório, suprimentos de informática, gasolina, estacionamento, almoço, jornal/revistas, associações e sindicatos, manutenção de máquinas e ferramentas, brindes para clientes…) e criar uma rotina para solicitar as notas fiscais aos fornecedores destes serviços ara envio a contabilidade ;

• Guardar Notas Fiscais do Imobilizado (Ativo Permanente = Bens duráveis ou semiduráveis) que são utilizados no processo de trabalho (móveis, utensílios, máquinas, ferramentas, veículos, patentes, softwares), ou que constituam o próprio local (imóveis, instalações) seja serviço ou mercadoria, seja em casa ou sede da empresa. Muitas vezes a empresa não imobiliza os bens na contabilidade e ao mesmo tempo aparece um saldo de caixa alto no balancete. Também é importante para casos de transporte de máquinas/outros, quando a empresa não tem nota de mercadoria ou transporte. 

• Ainda do Imobilizado, remeter cópia de documentos de transferência de Veículos, para que seja feito o lançamento de compra e venda do automóvel.

Cabe lembrar que a lista depende da atividade do seu negócio, e podemos esclarecer melhor se você entrar em contato conosco, pois poderemos adequar a sua empresa ao documento específico, voltado ao seu ramo de atividade.

No mais, é uma breve síntese de como os números podem nos dar informações muito úteis para a tomada de decisões.

Colocamos-nos a disposição para o esclarecimento de quaisquer dúvidas por ventura existentes.

Cordialmente, estamos a sua disposição, conte com a gente!!!

Um abraço

Claudia Lolita Freitas – Diretora da CLAC Contabilidade

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— CLAC Contabilidade (@ContadorTere) 3 de janeiro de 2018