Quais Os Cuidados Que Devo Ter Com A Troca De Contador?

A relação entre o Contador e o Empresário é uma das mais antigas e importantes do mundo dos negócios. Afinal é o contador que cuida da maior parte das obrigações com o fisco e mantém a regularidade da sua empresa. E deveria ser o seu grande parceiro, fornecendo dados e informações para ajudar você na gestão do seu negocio.
O contador tende a ser um grande parceiro do empresário, até por que muitas vezes é o profissional de gestão mais próximo do empreendedor.
Porém, pode chegar um momento que o atual prestador não atenda todas as suas expectativas e você precisa trocar o contador.
É um direito seu escolher o escritório contábil que atenderá a sua empresa, se não estiver satisfeito.
E neste vídeo/artigo vamos detalhar como conduzir essa mudança, para que não gere problemas para você e para a sua empresa.

Como Trocar de Contador

Trocar o contador é bastante simples! Isso somente irá requerer atenção, até por estarmos falando de algo tão importante para o empresário.
Normalmente a relação entre profissionais e escritórios contábeis é bastante amigável e profissional. Então você não vai se ver em uma briga entre leões e aquelas cenas de desacordo.
Até, para evitar que isso ocorra, o Conselho Federal de Contabilidade dá a sua contribuição, através da Resolução 987/2003. Nela está estabelecido que a responsabilidade técnica será regulada pelo Contrato (novo profissional) e pelo Distrato (antigo profissional).

Quais os passos para a troca de contador

É preciso cuidar de alguns passos nessa passagem de bastão, vamos a eles.
Independentemente do que tenha motivado a troca de escritório, é muito importante tratar com profissionalismo essa mudança.
Lembre-se que até aqui é o antigo contador que está realizando todas obrigações de sua empresa. Além disso ele detém de um grande conhecimento sobre o seu negócio.
Vamos aos principais passos para cuidar disso da forma adequada:

• 1º Leia o Contrato de Prestação de Serviços
  Sempre indico a todos, antes de trocar de contador e assinar o novo contrato, a ler contrato atual.
  Na maioria deles há cláusulas que determinam as formas de rescisão impondo a necessidade de aviso prévio ou ainda de multa.
  Verifique esses prazos para determinar corretamente a comunicação e o efetivo termino da relação.
• 2º Comunique por escrito e verbalmente sobre a mudança.

Passo importante é a comunicação prévia da mudança e qual será o último mês dos serviços prestados.
Essa comunicação pode ser feita por e-mail. Garanta que ela tenha chegado à pessoa correta no escritório, solicitando um retorno, avisando o recebimento.

• 1. Informação clara de desistência do serviço;
• 2. A data até quando será prestado o serviço;
• 3. O novo profissional que irá prestar os serviços;
• 4. E a solicitação de informações sobre os documentos da empresa, distrato e informações relevantes.
• 3º Leia e Assine o Distrato dos Serviços

Assim que o antigo contador enviar o Distrato de Prestação de Serviços, leia ele com atenção.
Neste distrato, estarão informações sobre:

• as obrigações realizadas;
• a entrega dos documentos;
• e principalmente, quais obrigações o escritório ainda será responsável considerando a competência dos serviços.

Quais as obrigações do antigo contador

É isso mesmo! Após o contrato finalizado, podem existir obrigações que serão enviadas pelo antigo profissional.
Isso porque existem obrigações a serem enviadas do período de quando o escritório ainda possuía responsabilidade técnica.
Um exemplo disso é a Escrituração Contábil Digital (ECD). A obrigação enviada em determinado ano é referente as informações do ano anterior.
Nesse caso, a declaração pode até ser entregue pelos dois profissionais (cada um de acordo com o período que atendeu a empresa).
É necessário, dessa forma, manter as procurações ativas até o fim da entrega dessas obrigações.
Se tiver dúvidas neste ponto, converse com o novo profissional, ele poderá explicar quais obrigações ainda recaem sobre o antigo profissional.

Sobre o novo contador

Bom e ai, você deve estar se perguntando e quanto ao novo contador o que eu devo fazer?
Imagino que você já tenha fechado o negócio com o novo contador. Apesar disso, seguem alguns pontos importantes nesta nova relação a serem observadas.

• 1º Contrato de Prestação de Serviços
  Assim como a responsabilidade técnica do antigo contador é marcada pelo Distrato, a sua nova relação com o Escritório depende do Contrato.
  Caso o Escritório não envie o documento, solicite ao contador, pois ele é que garantirá que os serviços serão prestados conforme negociado.
• 2º Solicite um levantamento de regularidade
  Isso já é padrão, por exemplo, na CLAC CONTABILIDADE !
  Assim que se inicia um novo cliente, fazemos uma verificação de regularidade da empresa.
  Desta forma, é possível já sinalizar ao empresário alguma questão que possa implicar em penalidade e ônus ao empresário referente a eventos passados.
  Solicite esse levantamento ao seu novo contador.
• 3º Entregue todas as informações necessárias
  Para iniciar a entrega das obrigações e executar os serviços contábeis, o novo contador precisará de informações passadas.
  Garanta que todas as informações solicitadas, como documentos da empresa, livros contábeis e senhas/procurações sejam entregues da forma adequada.
  Aqui vale a pena lembrar de encaminhar qualquer informação relevantes para os serviços como a existência de débitos e parcelamento, pedidos de compensação e processos administrativos em andamento.

Da responsabilidade técnica do contador

Conforme você pode observar, os documentos importantes para determinar aonde terminam e começam a responsabilidade de um contador é o contrato e o distrato de prestação de serviço.
Cuide bem desses documentos, principalmente no que se relaciona as datas. Para não ficar sem contador na sua empresa combine o início exatamente com o fim do distrato.
Garanta também que os documentos e informações fluam entre os prestadores. Se tiver dificuldades, peça ajuda ao novo escritório, este com certeza irá contribuir para que você não tenha problemas em sua empresa.
E você pensa em trocar os serviços de contabilidade de sua empresa?
Entre em contato com um consultor da CLAC Contabilidade e descubra o que podemos fazer para o seu negócio alavancar.
Você pode visitar nossa empresa agendando uma visita, ou fazer uma visita no nosso site www.grupoclac.com.br.
Ok? Um grande abraço.
Att. Cláudia Lolita – CEO da CLAC Contabilidade